Le cahier des charges du projet

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges ou périmètre détaillé du projet est un document contractuel qui synthétise et lister les exigences fonctionnelles et non-fonctionnelles demandées par la maîtrise d’ouvrage, ainsi l’ensemble des fonctions qu’aura la solution souhaitée à la fin du projet. Il prend en compte les spécifications techniques auxquelles la solution devra répondre, ainsi que les besoins qu’elle devra combler. Il servira également de base à l’élaboration d'un contrat .

Dès lors, le cahier des charges représente la première étape d'une gestion de projet, qu'il permet de mettre à plat les attentes de chacun ce qui pourra être réalisé, à quelles conditions et dans quels délais. En indiquant tous les paramètres requis pour la conception et réalisation du projet.

Le cahier des charges exprime aussi un besoin clair dont l’idée ou le besoin exprimé n’est pas susceptible d’être interprété différemment, de ce que pense le maître d’ouvrage, et qui est techniquement et financièrement réalisable dans le cadre du planning, du périmètre détaillé du projet et des moyens disponibles.

Comme une règle générale, le cahier des charges s'agit d'une description du besoin (le quoi), et non pas de la solution (le comment). Ainsi, lors du montage de cahier des charges, il faut concentrer sur ce qu’il faut faire, plutôt que comment il faut le faire.

Le cahier des charges selon le code des marchés publics algérien :

D’après le décret présidentiel n° 15-247 du 2 Dhou El Hidja 1436 correspondant au 16 septembre 2015 portant réglementation des marchés publics et des délégations de service public, art. 26 :

Les cahiers des charges, actualisés périodiquement, précisent les conditions dans lesquelles les marchés publics sont passés et exécutés. Ils comprennent notamment :

- Les cahiers des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de travaux, de fournitures, d’études et de services, approuvés par décret exécutif ;

- Les cahiers des prescriptions techniques communes, qui fixent les dispositions techniques applicables à tous les marchés publics portant sur une même nature de travaux, de fournitures, d’études ou de services, approuvés par arrêté du ministre concerné ;

- Les cahiers des prescriptions spéciales qui fixent les clauses propres à chaque marché public.

Pourquoi un cahier des charges projet ?

Bien que les plans et certains documents puissent illustrer visuellement à quoi un bâtiment devrait ressembler, une explication écrite approfondie est nécessaire pour décrire le processus de construction. En termes simples, le cahier des charges de construction sont des documents préparés avant la construction pour décrire comment la construction doit être réalisée par les entrepreneurs et les sous-traitants.

Le cahier des charges sert à encadrer les comportements et les attentes par un document de référence pour l’ensemble des acteurs pendant la construction, et "discipliner" les réflexions des parties prenantes, pour cibler les objectifs à atteindre du projet. Plus une description est claire, plus elle a de chances d'être exécutée correctement. Une bonne gestion du projet est une activité complexe qui ne tolère pas l’approximation. Le cahier des charges nous oblige à être clairs sur les concepts et les attentes ambiguës et vagues.

Que contient un cahier des charges ?

Le cahier des charges du projet s’appuie sur les activités de recueil (contexte du projet, historique de projet similaire …), d’analyse des besoins (une explication détaillée des besoins), et spécification et modélisation des exigences (le budget, la liste des intervenants et leurs rôles respectifs).

- Les ressources :

Grâce aux informations fonctionnelles et techniques récoltées, une première estimation des ressources a été faite. Le besoin en ressources va évoluer en fonction de la charge du projet et de la phase en cours. Pour cela, vous allez travailler en parallèle à la planification du projet en ajoutant aux livrables les ressources nécessaires à leur réalisation.

- Les délais

En fonction des assignations de ressources aux différents livrables, nous pouvons confirmer ou corriger les estimations du projet. La marge d’erreur sera fortement réduite, car nous avons travaillé avec un niveau d’information beaucoup plus proche de la réalité. En effet, nous connaissons maintenant les besoins, les contraintes et les exigences de manière détaillée.

- Les besoins financiers et le budget

Grâce à la définition des besoins, du calcul des ressources et du plan détaillé, nous pouvons maintenant estimer de manière plus précise le budget.

Comment rédiger un cahier des charges ?

Il s’agit d’une étape incontournable pour mettre en place et planifier un projet. Le but n’est pas de faire un cahier des charges avec un nombre incalculable de pages (sauf si le projet le requiert). L’essentiel est d’avoir un “guide” précis afin de ne pas partir dans la mauvaise direction lors du développement.

En effet, en définissant clairement les besoins et les spécifications du projet, nous pourrons à travers cet outil de pilotage rendre les attentes compréhensibles par tous les prestataires.

Pour rédiger un cahier des charges, certains prérequis doivent être respectés. il est recommandé de :

· Commencer par définir le contexte qui va permettre de rappeler les motifs de la démarche.
· Présenter les objectifs du projet

· Mentionner le périmètre du projet

· Dresser les aspects fonctionnels et techniques du projet

· Définir, sur la base de ces derniers, les besoins en ressources (humaines et techniques) mobilisées sur le projet

· Etablir un budget total pour aiguiller les prestataires et éviter les mauvaises surprises lors de la réception des premiers devis. Autre élément important à indiquer sur le cahier des charges, les délais de réalisation et la date de livraison. Ils fixent un cap aux prestataires et vous serviront de preuve. Les délais peuvent être indiqués sur le devis et la facture des prestataires.

Pour ce faire, voici quelques techniques pour la rédaction :

1) Entretiens individuels : (Questionnaires, et entretien)

2) Réunions de réflexion collective : (ateliers de travail ou workshop)

3) Analyses des données : revue documentaire ou autre

La rédaction :

1) Présentation du projet et mise en contexte:

- Présenter succinctement le projet.

- Expliquer la démarche et le contexte du projet.

- Présenter, de façon plus globale, les objectifs souhaités.

- Indiquer tous les intervenants dans le projet. (le nom, prénom, rôle, adresse …). Cela fluidifiera et facilitera les échanges !

2) Établir les besoins et les contraintes:

- Détailler les contraintes techniques du projet, ainsi, toutes les exigences.

- Renseigner les objectifs, les besoins techniques pour ce projet, et les besoins des utilisateurs qui devront être satisfaits par la solution envisagée.

3) Énoncer les délais et le budget souhaité

- Préciser le délai précis pour le projet (rester réaliste).

- Mentionnez le budget (baisser les attentes ou considéré d’allouer un budget supplémentaire après discussion avec des professionnels).

Pour télécharger un modèle d'un cahier des charges, cliquer ici:

👉👉👉 téléchargement

Vidéo proposée: 

شرح تنظيم الصفقات العمومية في ضوء المرسوم الرئاسي 15-247 : دفاتر الشروط