Qu'est-ce que la dérive du périmètre du projet ?
La dérive du périmètre du projet (Scope creep en Anglais) :
Peut-être le pire
cauchemar d'un chef de projet, entraînant des dépassements de budget, des
retards et même l'échec du projet. Chaque chef de projet doit maîtriser la
capacité de planifier les modifications apportées au projet, et de contrôler la
dérive du périmètre du projet.
Qu’est-ce que le périmètre du projet ?
Le périmètre est le plan de travail documenté et
les livrables d'un projet. Il détaille les spécifications, les calendriers, les
limites et les principaux livrables d'un projet. Chaque projet a un périmètre,
c'est-à-dire les exigences du projet.
Qu'est-ce que la dérive du périmètre du projet ?
Lorsque le périmètre d'un projet change, le
travail commence à s'étendre, ou «dérive », au-delà de ce qui avait été convenu
à l'origine. Avec à peu près n'importe quel projet, le changement est
inévitable, mais ce sont les changements incontrôlés qui retardent les projets
et provoquent une dérive du périmètre. Le problème vient de toute modification
non autorisée qui peut affecter la productivité, les livrables non atteints,
les budgets dépassés. Le projet achevé peut potentiellement être très différent
de ce qui était initialement envisagé.
La dérive du périmètre est donc l’expansion non contrôlée du travail, sans ajustement des délais, du coût ou des ressources. Elle peut survenir à tout moment après le démarrage du projet. Lorsqu'elle se produit dans un projet, peut affecter tout ou une partie du projet, y compris le délai. Cela devient une énorme source d'argent gaspillé et d'insatisfaction. Cette dérive peut facilement empêcher le projet d'atteindre les bénéfices et les résultats attendus.
Exemples de la dérive du périmètre du projet :
Les modifications non autorisées sont l'une des causes les plus fréquentes de dérive du périmètre. Dans un exemple, un entrepreneur a retardé l'ouverture d’un projet de bibliothèque de 54 semaines en raison d'un grand nombre de changements de dernière minute.
Qu'est-ce qui cause la dérive du périmètre du projet ?
- Un énoncé de travail documenté qui est vague et non défini: le manque de clarté dans la rédaction d'un cahier des charges fonctionnel et technique, conduit le plus souvent à la dérive du périmètre du projet. Un projet dont les exigences ne sont pas clairs, présente un risque important de dérive de la portée.
- Conversations et accords non documentés: entre le client et les membres de l'équipe.
- Tentative d'ajout d'autres modifications non contrôlées qui n'ont pas été approuvées : les membres du projet qui prennent des décisions sans consulter l'équipe peuvent involontairement affecter le périmètre du projet.
- Mauvaise communication entre les membres de l'équipe, les chefs d'équipe/chefs de projet, les clients et les parties prenantes : un manque de communication peut permettre à un projet de s'écarter de ses objectifs.
- Imposition des délais impossibles à respecter.
- Absence d'énoncé du périmètre du projet, et manque de priorisation des tâches : La hiérarchisation des tâches d'un projet peut aider à effectuer des ajustements et à prendre des décisions sans provoquer de dérive de la portée.
- Prolongation du délai du projet : les projets longs sont plus susceptibles de connaître une dérive du périmètre, car il y a plus de temps pour leur ajouter des composants supplémentaires.
- Le client fait des demandes supplémentaires : les petites demandes et modifications peuvent s'accumuler au cours du temps, et affecter la charge de travail ou retarder le projet.
Comment gérer la dérive du périmètre du projet :
Si nous pouvons identifier les causes courantes de dérive du périmètre, nous pouvons prendre des mesures pour éviter les retards et les obstacles avant qu'ils ne surviennent. Dans certains cas, le changement au sein d'un projet n'est pas toujours une mauvaise chose tant qu'il est géré efficacement de manière contrôlée. Chaque chef de projet doit viser à réduire considérablement les modifications non autorisées des exigences d'un projet. Il existe de nombreuses façons de gérer la dérive du périmètre d'un projet :
- A travers un processus efficace de contrôle des changements avec une documentation de demande de changement qui définit la cause et le périmètre.
- Rédigez un énoncé du périmètre du projet, qui décrit les principaux objectifs et livrables du projet. Utilisez des diagrammes, des graphiques et des modèles pour montrer les processus et les priorités du projet, et définissez des exigences claires et un calendrier strict à suivre par tous les membres de l'équipe.
- Mettre régulièrement à jour l'énoncé du périmètre du projet lorsque les demandes de modification sont approuvées. Gardez toutes les parties concernées du projet informées et mises à jour.
- Traiter, documenter et communiquer efficacement tout changement du périmètre, ainsi que les échéanciers.
- Insistez sur l'importance de créer et de résoudre des problèmes en équipe avant de commencer le projet. Réunissez-vous régulièrement tout au long du projet pour obtenir des mises à jour sur les progrès ou résoudre les problèmes potentiels en groupe.
- Tenez également le client au courant et impliqué dans l'avancement du projet, afin d'éviter les surprises ou les changements qui peuvent entraîner une refonte des travaux ou un allongement du délai ou du budget. Si un obstacle ou un problème survient, travaillez avec votre équipe pour trouver des solutions possibles et communiquez-les à l'intervenant et au client.
- Collaborer avec les chefs de projet et d'équipe, les sponsors, les clients, les parties prenantes et les utilisateurs finaux.
- Avant de démarrer le projet, identifiez les étapes essentielles à la création du produit final. Identifiez les fonctionnalités que vous pouvez éliminer si nécessaire et disposez toujours d'un service ou d'un produit utilisable. Priorisez également les éléments qui animent le projet, tels que : date limite; budget; fonctionnalités; satisfaction des utilisateurs et du client.
- Si un projet a un long délai et de nombreuses exigences, divisez-le en plusieurs projets ou phases avec des délais plus courts (moins d'un mois) et des résultats spécifiques. Au fur et à mesure que votre équipe termine chaque phase du projet, marquez-le comme terminé afin de ne pas y revenir et d'apporter des modifications plus tard.
- Diviser un long projet en jalons ou sous-projets plus courts aide également votre équipe et vos parties prenantes à rester motivées et engagées car elles obtiennent des résultats plus fréquemment. Célébrez la fin de chaque phase du projet, puis concentrez-vous sur la suivante.- Si un client demande quelque chose qui affecte la portée du projet, soyez honnête avec lui sur son importance. Plutôt que de dire non à leur demande, faites-leur savoir comment cela changera le flux de travail, le budget ou le délai et proposez des idées alternatives pour obtenir des résultats similaires.
- De nombreux logiciels de gestion de projet d'aujourd'hui intègrent des outils qui peuvent aider les chefs de projet à réduire, voire à éviter, la dérive du périmètre. Voir ce lien : https://www.codeur.com/blog/outils-gestion-de-projet/ ou https://chef-de-projet.fr/meilleurs-logiciels-gestion-projet/. Le logiciel peut surveiller les mesures de performance du travail, en les comparants au périmètre du projet de référence. Les demandes de changement contrôlées et approuvées peuvent être gérées et ajoutées au logiciel du projet, en mettant à jour l'énoncé du périmètre, la structure de répartition du travail, ainsi que les coûts, si nécessaire. Tous ces changements sont ensuite partagés avec tous les acteurs concernés du projet via le logiciel de gestion de projet. Cela garantit qu'ils sont documentés et communiqués à tous.